Mentoring Online: Pengertian, Format, dan Cara Membuat Programnya di Komunitas

Mentoring online adalah hubungan pendampingan antara orang yang lebih berpengalaman (mentor) dan orang yang ingin berkembang (mentee) yang dijalankan lewat internet. Pertemuannya bisa berupa panggilan video, pesan tertulis, atau diskusi di forum komunitas. Isinya berbagi pengalaman, memberi nasihat dan umpan balik, serta menemani mentee melewati keputusan penting dalam karier atau usahanya.

Bagi komunitas online, program mentoring adalah salah satu fasilitas yang paling dihargai anggota. Anggota baru mendapat jalan pintas dari pengalaman anggota lama, sementara anggota senior mendapat peran yang bermakna. Masalahnya, banyak program mentoring berhenti di tahap "ayo saling bantu" tanpa struktur, lalu pelan-pelan menghilang.

Artikel ini membahas pengertian mentoring online, bedanya dengan coaching, format yang bisa dipilih, sampai langkah membuat program mentoring di komunitasmu sendiri, lengkap dengan contoh agenda dan kesepakatan pertemuan.

Pengertian mentoring online

Wikipedia tentang mentorship menjelaskan mentor sebagai seseorang yang mengajar atau memberi bantuan dan nasihat kepada orang yang kurang berpengalaman. Halaman yang sama menegaskan bahwa mentor tidak harus lebih senior. Yang penting, mentor punya pengalaman yang bisa dipelajari orang lain. Istilahnya sendiri berasal dari tokoh Mentor dalam Odyssey karya Homer, dan definisinya sangat beragam, dengan lebih dari 50 definisi yang dipakai.

Versi daringnya punya nama sendiri. Wikipedia tentang e-mentoring menyebutnya sebagai cara menjalankan hubungan mentoring yang terarah memakai perangkat lunak online atau email. Kelebihannya, kedua pihak bisa berkomunikasi pada waktu yang nyaman dan melintasi zona waktu, karena tidak perlu berada di lokasi fisik yang sama. Halaman itu juga mencatat bahwa hubungan seperti ini dinilai paling berhasil saat dijalankan pada masa transisi dalam hidup mentee, misalnya saat mendaftar kuliah atau memutuskan arah karier.

Dalam konteks komunitas di Indonesia, mentoring online bisa berbentuk sangat sederhana: seorang pemilik toko daring yang sudah berjalan lima tahun mendampingi tiga anggota yang baru mulai berjualan, bertemu lewat panggilan video dua pekan sekali, dan berdiskusi di ruang komunitas di sela pertemuan. Tidak perlu aplikasi khusus, tetapi perlu struktur yang jelas.

Mentoring vs coaching

Mentoring dan coaching sering dipakai bergantian, padahal cara kerjanya berbeda. Kami sudah membahas perbandingan lengkapnya dari sisi coach di artikel coaching online. Ringkasnya, Wikipedia tentang coaching membedakan keduanya dari fokusnya: coaching berfokus pada tugas atau tujuan tertentu, sedangkan mentoring lebih ke perkembangan yang menyeluruh.

Untuk komunitas, perbedaan ini punya akibat praktis. Mentor bisa direkrut dari anggota senior yang berpengalaman, tanpa pelatihan coaching formal. Sebaliknya, coaching biasanya dijual sebagai layanan berbayar oleh orang yang memang menekuni metodenya.

Manfaat mentoring

Wikipedia tentang mentorship merangkum sebuah meta-analisis atas 112 penelitian yang menemukan bahwa mentoring memberi manfaat yang signifikan dari sisi perilaku, sikap, kesehatan, hubungan, motivasi, dan karier. Manfaat itu bergantung pada fungsi yang dijalankan mentor. Para peneliti awal mengelompokkan fungsi mentor ke dua kelompok besar: dukungan psikososial (teladan, pertemanan, dukungan emosional, semangat) dan dukungan karier (nasihat, diskusi tujuan). Teladan atau role modeling kemudian ditemukan sebagai fungsi ketiga yang berdiri sendiri.

Halaman yang sama mencatat temuan lain yang penting untuk penyelenggara: sebuah studi terhadap 1.162 karyawan menemukan bahwa kepuasan terhadap hubungan mentoring berpengaruh lebih kuat pada sikap karyawan dibanding sekadar ada atau tidaknya mentor, formal atau tidaknya hubungan itu, maupun desain programnya. Artinya, kualitas hubungan lebih menentukan daripada rapinya program di atas kertas.

Bagi komunitas, manfaatnya terasa di tiga pihak:

• Mentee mendapat jalan pintas dari kesalahan yang sudah pernah dialami orang lain, dan merasa punya seseorang yang peduli pada kemajuannya.
• Mentor mendapat peran yang dihargai, kesempatan merapikan pengalamannya sendiri, dan sering kali belajar balik dari mentee.
• Komunitas mendapat hubungan antaranggota yang lebih dalam. Anggota yang punya ikatan personal cenderung bertahan lebih lama, sejalan dengan prinsip yang kami bahas di artikel cara menjaga komunitas tetap aktif.

Format mentoring online: 1:1, grup, dan peer

Wikipedia tentang mentorship mencatat beberapa tipe hubungan mentoring. Untuk program online di komunitas, lima format berikut paling relevan.

Wikipedia menggambarkan lingkaran mentoring (mentoring circles) sebagai pertemuan kelompok yang membahas topik yang diusulkan pesertanya, sedangkan Wikipedia tentang peer mentoring menjelaskan peer mentor sebagai orang yang sudah melalui pengalaman tertentu dan mendampingi orang yang baru mengalaminya.

Untuk komunitas yang baru mulai, kombinasi paling realistis biasanya grup kecil dengan satu mentor ditambah pasangan peer di antara mentee. Mentor tidak kewalahan, dan mentee tetap punya teman untuk saling mengingatkan di sela pertemuan.

Kelebihan dan tantangan versi online

Mentoring online membuka akses yang dulu sulit didapat. Anggota di kota kecil bisa didampingi praktisi di kota lain tanpa ongkos perjalanan, dan pertemuan bisa diselipkan di sela jam kerja. Diskusi tertulis juga meninggalkan jejak yang bisa dibaca ulang, sesuatu yang hilang kalau pertemuan hanya berupa obrolan tatap muka.

Namun ada keterbatasan yang perlu diakui. Wikipedia tentang e-mentoring mencatat bahwa mentoring online kadang dinilai kurang baik dibanding tatap muka, karena medianya membatasi kemampuan menangkap isyarat visual dan sosial, membuat umpan balik langsung lebih sulit, dan bisa terasa kurang personal. Halaman yang sama menyebut panggilan video sebagai cara mempertahankan interaksi tatap muka dalam mentoring online.

Ada pula pendekatan campuran. Wikipedia tentang mentorship menyebut blended mentoring, yaitu memadukan teknologi informasi ke dalam program mentoring tradisional, dan mencatat bahwa pendekatan ini ditemukan meningkatkan kepuasan peserta dibanding bentuk yang murni elektronik atau murni tatap muka.

Dalam praktik komunitas online, versi campurannya bisa berupa:

1. Panggilan video terjadwal untuk pertemuan inti, supaya ekspresi dan nada suara tetap tertangkap.
2. Diskusi tertulis di ruang komunitas untuk pertanyaan kecil di sela pertemuan.
3. Sesekali kopdar kalau mentor dan mentee berada di kota yang sama. Ide acaranya ada di artikel ide acara komunitas online.

Langkah membuat program mentoring di komunitas

Wikipedia membedakan mentoring formal dan informal. Mentoring formal diatur oleh pengelola: ada perekrutan mentor, pelatihan, pencocokan, tujuan program, jadwal, dan evaluasi. Mentoring informal tumbuh sendiri tanpa struktur itu. Program di komunitas sebaiknya formal di awal, supaya tidak bergantung pada kebetulan.

1. Tetapkan tujuan program. Siapa yang dibantu dan untuk mencapai apa. Contoh: "anggota yang baru membuka toko daring, supaya mendapat penjualan pertama dalam tiga bulan". Wikipedia tentang peer mentoring menekankan bahwa tujuan program sebaiknya jelas dan bisa diukur.
2. Rekrut dan bekali mentor. Ajak anggota senior yang aktif dan dikenal suka membantu. Beri panduan singkat: peran mentor, batas waktu, cara memberi umpan balik, dan apa yang harus dilakukan kalau ada masalah. Sosok seperti ini biasanya sudah terlihat oleh community manager komunitasmu.
3. Kumpulkan profil kedua pihak. Minta mentor dan calon mentee mengisi formulir singkat: bidang, pengalaman, tujuan, dan waktu yang tersedia.
4. Cocokkan pasangan atau kelompok. Dasarnya tujuan mentee dan pengalaman mentor. Detailnya dibahas di bagian berikutnya.
5. Jalankan pertemuan rutin. Tetapkan durasi program dan ritme pertemuan sejak awal. Wikipedia tentang peer mentoring mencatat frekuensinya beragam, dari sebulan sekali sampai tiga atau empat kali sebulan, dan menyarankan pertemuan lebih sering di awal hubungan.
6. Evaluasi dan tutup dengan baik. Kumpulkan masukan dari mentor dan mentee, rayakan kemajuan, lalu umumkan angkatan berikutnya. Mentee yang berhasil bisa diajak menjadi mentor peer di putaran selanjutnya.

Di TumbuhBareng, program seperti ini bisa dijalankan di dalam komunitasmu sendiri: kategori diskusi khusus mentoring di feed, jadwal pertemuan grup di kalender acara yang mengirim notifikasi ke anggota, dan materi pendukung yang disusun sebagai kelas. Kelas dan materi itu bisa dikunci khusus untuk anggota berbayar atau anggota pada level tertentu, kalau mentoring ingin dijadikan fasilitas istimewa.

Cara mencocokkan mentor dan mentee

Pencocokan adalah titik yang paling sering menentukan berhasil atau tidaknya hubungan mentoring. Wikipedia tentang peer mentoring menyebut kecocokan mentor dan mentee sebagai faktor yang perlu dipertimbangkan, dan bahwa keduanya bisa diuntungkan oleh kesamaan latar belakang, minat, dan pengalaman hidup. Usia, jenis kelamin, bahasa, dan pendidikan juga bisa ikut dipertimbangkan.

Beberapa pegangan praktis:

• Mulai dari tujuan mentee. Mentee yang ingin menaikkan penjualan toko daring lebih cocok dipasangkan dengan pemilik toko daring, bukan dengan ahli desain, walaupun keduanya sama hebat.
• Cocokkan ketersediaan waktu. Pasangan yang hanya bisa bertemu pada jam yang berbeda akan cepat berhenti. Tanyakan hari dan jam yang realistis sejak formulir awal.
• Beri mentee sedikit pilihan. Wikipedia tentang mentorship mencatat bahwa program formal biasanya tetap memberi mentor dan mentee peran aktif dalam memilih dengan siapa mereka bekerja. Misalnya, tawarkan dua atau tiga calon mentor dan biarkan mentee memilih.
• Batasi beban mentor. Satu mentor yang menangani terlalu banyak mentee akan kelelahan. Kalau peminat banyak, pakai format grup.
• Sediakan jalan keluar. Kalau setelah dua pertemuan pasangan tidak cocok, izinkan pertukaran tanpa drama. Ini bagian dari aturan program, sama seperti aturan komunitas lainnya.

Wikipedia tentang peer mentoring juga menyebut kualitas mentor yang sering dikaitkan dengan hubungan yang berhasil: mudah dihubungi, berpengetahuan, empatik, ramah, suka menyemangati, dan bersemangat. Daftar itu bisa dipakai sebagai kriteria saat memilih mentor.

Contoh agenda dan kesepakatan pertemuan

Pertemuan pertama menentukan nada seluruh hubungan. Agenda sederhana di bawah ini bisa dipakai untuk panggilan video sekitar 45 menit.

1. Perkenalan (sekitar 10 menit). Mentor menceritakan perjalanannya secara singkat, termasuk kegagalan. Mentee menceritakan posisinya sekarang.
2. Tujuan mentee (sekitar 10 menit). Apa yang ingin dicapai sampai akhir program, dan apa yang menghambat.
3. Kesepakatan cara kerja (sekitar 10 menit). Seberapa sering bertemu, lewat apa, bagaimana menghubungi di sela pertemuan, dan apa yang dirahasiakan.
4. Satu langkah pertama (sekitar 10 menit). Tetapkan satu tindakan kecil yang dikerjakan mentee sebelum pertemuan berikutnya.
5. Jadwal berikutnya (sekitar 5 menit). Langsung tetapkan tanggalnya, jangan "nanti dikabari".

Kesepakatan cara kerja sebaiknya ditulis dan disimpan di ruang diskusi pasangan atau kelompok. Contoh isinya:

Kita bertemu lewat panggilan video setiap dua pekan, Kamis pukul 19.30 WIB, selama tiga bulan. Di sela pertemuan, pertanyaan ditulis di utas mentoring kita dan dibalas paling lambat dua hari. Yang dibahas di sini tidak dibagikan ke luar tanpa izin. Kalau salah satu berhalangan, kabari paling lambat sehari sebelumnya.

Untuk sambutan awal program dan ajakan perkenalan antarpeserta, kamu bisa meminjam pola dari artikel contoh pesan sambutan komunitas.

Kesalahan yang sering terjadi

• Tidak ada tujuan. Pertemuan berubah menjadi obrolan santai yang menyenangkan tetapi tidak menggerakkan apa pun. Setelah beberapa kali, salah satu pihak berhenti datang.
• Mentor dibebani terlalu banyak. Anggota senior yang baik hati sering menerima semua permintaan, lalu kelelahan dan menghilang. Batasi jumlah mentee per mentor.
• Program tanpa akhir. Tanpa durasi, tidak ada momen untuk mengevaluasi, merayakan, atau berganti pasangan. Tetapkan masa program sejak awal.
• Tidak ada jalur pelaporan. Kalau ada masalah, misalnya mentor yang tidak hadir atau sikap yang tidak pantas, peserta harus tahu harus melapor ke siapa.
• Mentor tidak dihargai. Mentoring adalah kerja sukarela yang menyita waktu. Sorot kontribusi mentor di depan komunitas, beri gelar atau peran khusus, atau gunakan sistem poin seperti dibahas di artikel gamifikasi komunitas dan leaderboard.
• Semua dilakukan lewat chat pribadi. Kalau seluruh percakapan terjadi di pesan pribadi, pengelola tidak bisa melihat apakah program berjalan. Sediakan ruang bersama untuk laporan singkat kemajuan.

Program mentoring juga bisa menjadi pintu ke program lain. Mentee yang butuh keterampilan teknis yang padat mungkin lebih cocok diarahkan ke format bootcamp online atau kelas berbasis kohort, sementara mentoring tetap menjadi tempat diskusi arah dan keputusan.

Kesimpulan

Mentoring online adalah hubungan pendampingan antara mentor berpengalaman dan mentee yang dijalankan lewat internet. Bedanya dengan coaching ada pada fokus dan cara kerja: mentoring berbagi pengalaman untuk perkembangan yang menyeluruh, coaching memandu pencapaian tujuan tertentu. Formatnya bisa satu lawan satu, grup, peer, reverse, atau situasional.

Untuk komunitas, kunci programnya ada pada enam langkah: tujuan yang jelas, mentor yang dibekali, profil peserta, pencocokan yang cermat, pertemuan rutin dengan kesepakatan tertulis, serta evaluasi dan penutupan. Karena kualitas hubungan lebih menentukan daripada rapinya program, perhatian terbesar sebaiknya diberikan pada pencocokan dan pertemuan pertama.

Kalau komunitasmu belum punya rumah yang rapi untuk program seperti ini, kamu bisa membuat komunitas gratis di TumbuhBareng, melihat komunitas lain yang sudah berjalan, atau membandingkan paketnya di halaman Harga. Bacaan lanjutan yang relevan: komunitas belajar, community builder, dan cara monetisasi komunitas.

Sumber

1. Wikipedia. Mentorship. en.wikipedia.org
2. Wikipedia. E-mentoring. en.wikipedia.org
3. Wikipedia. Peer mentoring. en.wikipedia.org
4. Wikipedia. Coaching. en.wikipedia.org