Aplikasi Membership: Fitur Wajib, Jenis, dan Cara Memilihnya

Aplikasi membership adalah perangkat lunak untuk mengelola keanggotaan: siapa saja anggotanya, siapa yang sudah membayar iuran, dan siapa yang boleh mengakses apa. Untuk komunitas dan kelas berbayar, aplikasi ini juga menjadi tempat anggota berdiskusi, belajar, dan mengikuti acara, sehingga status bayar dan akses tidak lagi dicatat terpisah dari kegiatan komunitasnya.

Masalahnya, istilah "aplikasi membership" dipakai untuk dua jenis produk yang sangat berbeda. Pemilik kafe yang mencari aplikasi member biasanya butuh kartu poin dan voucer. Kreator yang mencari aplikasi membership biasanya butuh tempat menjual akses ke komunitas dan kelas. Kalau salah jenis, kamu membayar fitur yang tidak terpakai dan kehilangan fitur yang justru dibutuhkan.

Artikel ini fokus ke aplikasi membership untuk komunitas dan kelas berbayar: jenis-jenisnya, fitur wajib, kriteria memilih, dan kapan kamu benar-benar membutuhkannya. Kalau kamu masih menimbang berapa iuran yang pantas, baca dulu artikel membership fee.

Apa itu aplikasi membership

Inti aplikasi membership adalah mengelola hubungan berulang antara penyelenggara dan anggotanya. Tiga pekerjaan selalu ada di baliknya: mencatat siapa anggotanya, mencatat status keanggotaannya, dan mengatur hak yang melekat pada status itu.

Untuk komunitas berbayar, hubungan berulang ini mengikuti pola yang Wikipedia sebut model langganan: pelanggan membayar harga berulang pada interval tertentu untuk mengakses produk atau layanan. Bedanya, yang diakses bukan sekadar file atau video, melainkan ruang bersama, orang lain, dan pengelola yang hadir.

Bagian pengatur akses mirip dengan paywall, yang menurut Wikipedia adalah cara membatasi akses ke konten dengan pembelian atau langganan berbayar. Namun aplikasi membership komunitas melakukan lebih dari itu. Selain mengunci konten, ia juga harus menghidupkan apa yang ada di balik kunci itu: diskusi yang dijawab, kelas yang tersusun, dan acara yang terjadwal.

Kalau komunitasmu sejauh ini berjalan dengan gabungan grup chat, Google Drive, tautan rapat, dan spreadsheet pembayaran, aplikasi membership adalah upaya menyatukan semua itu ke satu tempat. Anggota cukup membuka satu alamat, dan pengelola cukup memeriksa satu daftar.

Jenis aplikasi membership dan perbandingannya

Secara garis besar, ada dua jenis yang paling sering muncul saat orang mencari aplikasi membership, ditambah satu jenis yang lebih administratif.

Aplikasi member toko atau loyalty. Wikipedia menjelaskan program loyalitas sebagai strategi pemasaran yang dirancang untuk mendorong pelanggan terus berbelanja atau memakai layanan satu atau beberapa bisnis. Bergabung biasanya gratis. Isinya kartu member digital, poin, diskon, dan tingkat pelanggan. Cocok untuk kafe, toko, salon, atau apotek.

Aplikasi membership komunitas dan konten. Anggota membayar iuran untuk akses ke ruang diskusi, kelas, acara, dan materi khusus. Kreator di platform seperti Patreon menerima pembayaran berulang dari pendukung dengan imbalan berupa konten dan keuntungan tertentu. Platform komunitas menambahkan ruang interaksi antaranggota. Cocok untuk kreator, mentor, pengajar, dan pelaku usaha yang membangun komunitas belajar.

Aplikasi manajemen anggota organisasi. Fokusnya pada basis data anggota, iuran tahunan, dan administrasi, misalnya untuk organisasi profesi, alumni, atau klub. Biasanya lebih sedikit fitur interaksi.

Kalau kebutuhanmu ada di kolom tengah, aplikasi member toko hampir pasti tidak cukup, karena tidak punya ruang diskusi atau kelas. Sebaliknya, kalau kamu hanya butuh kartu poin untuk pelanggan kafe, platform komunitas akan terasa berlebihan.

Delapan fitur wajib untuk komunitas dan kelas berbayar

Daftar fitur aplikasi membership bisa sangat panjang. Untuk komunitas dan kelas berbayar, delapan fitur berikut adalah yang paling sering terpakai setiap pekan.

Empat fitur pengurus keanggotaan:

1. Pendaftaran dan profil. Calon anggota membuat akun dan menekan tombol gabung tanpa harus mengisi formulir terpisah.
2. Kontrol akses. Bisa mengatur bagian yang gratis, bagian khusus anggota berbayar, dan idealnya materi yang terbuka di level tertentu. Cara memakai level untuk menghargai anggota aktif ada di artikel gamifikasi komunitas.
3. Status pembayaran. Setiap anggota punya status yang jelas, misalnya menunggu pembayaran, lunas, atau berhenti, dan perubahan status tercatat.
4. Peran admin dan statistik. Pemilik bisa mengangkat admin atau moderator, meninjau laporan, dan melihat angka dasar seperti anggota aktif dan jumlah post. Pembagian tugasnya dibahas di artikel community manager.

Empat fitur yang membuat anggota betah:

5. Ruang diskusi. Bukan sekadar obrolan yang mengalir, melainkan post dengan kategori, post yang bisa disematkan, dan komentar bertingkat. Perbedaannya dengan grup chat dibahas di artikel forum diskusi online.
6. Kelas dan progres belajar. Materi tersusun per bab dan pelajaran, anggota bisa menandai selesai, dan pengelola bisa melihat progresnya. Kalau kebutuhan kelasmu besar dan formal, bandingkan dengan learning management system.
7. Kalender acara. Sesi live, tanya jawab, dan kopdar terjadwal di satu tempat, dengan konfirmasi kehadiran.
8. Notifikasi. Anggota tahu ada balasan, acara baru, atau perubahan status keanggotaan tanpa harus mengecek manual.

Fitur lain seperti domain sendiri, program afiliasi, atau aplikasi seluler terpisah berguna, tetapi biasanya baru terasa perlu setelah komunitas berjalan dan bertumbuh.

Alur anggota yang harus tercatat

Cara cepat menilai sebuah aplikasi membership adalah menelusuri perjalanan satu anggota dari awal sampai periode berikutnya. Setiap tahap seharusnya tercatat di aplikasi yang sama.

1. Gabung. Calon anggota membuat akun dan menekan tombol gabung di halaman komunitas.
2. Bayar. Statusnya menjadi menunggu pembayaran dan admin mendapat kabar.
3. Konfirmasi. Pembayaran dicek, admin menandai lunas, dan keputusannya tercatat.
4. Akses. Ruang diskusi dan kelas khusus anggota langsung terbuka.
5. Perpanjang. Di periode berikutnya, status dicek lagi. Kalau tidak diperpanjang, akses ditutup sesuai aturan.

Coba praktikkan alur ini saat menguji aplikasi: daftar sebagai anggota dengan akun kedua, lalu lihat apa yang terjadi di sisi admin. Kalau di salah satu tahap kamu harus membuka spreadsheet atau mengirim pesan manual tanpa jejak, di situlah anggota biasanya tercecer. Tips mengelola anggota yang telat bayar dan alur konfirmasi pembayarannya ada di artikel membership berbayar dengan QRIS.

Kriteria memilih aplikasi membership

Setelah tahu fitur yang dibutuhkan, gunakan kriteria berikut untuk membandingkan pilihan. Tabel ini bisa kamu pakai sebagai lembar penilaian.

Soal biaya, perhatikan model persentase. Menurut Wikipedia tentang Patreon, platform itu memungut komisi 8 sampai 12 persen dari pendapatan bulanan kreator, di luar biaya pemrosesan pembayaran. Model seperti ini tidak salah, tetapi totalnya perlu dihitung pada skala yang kamu targetkan. Perbandingan biaya beberapa platform komunitas dengan simulasi Rupiah ada di artikel platform komunitas online Indonesia.

Sebagai gambaran struktur lain, halaman Harga TumbuhBareng saat artikel ini ditulis mencantumkan paket Gratis untuk satu komunitas tanpa keanggotaan berbayar, paket Rintis Rp99 ribu per bulan dengan keanggotaan berbayar bulanan dan biaya transaksi 7%, serta paket Tumbuh Rp499 ribu per bulan dengan biaya transaksi 2,5%. Harga bisa berubah, jadi selalu cek halaman resminya.

Setelah menyaring dua atau tiga kandidat, lakukan uji coba singkat selama satu pekan sebelum memutuskan:

1. Hari pertama: buat komunitas, isi satu kategori diskusi, satu kelas pendek, dan satu acara.
2. Hari kedua: ajak dua atau tiga anggota tepercaya bergabung dari ponsel mereka, lalu tanyakan bagian mana yang membingungkan.
3. Hari ketiga sampai kelima: jalankan alur bayar dari awal sampai akses terbuka, termasuk skenario anggota yang belum membayar.
4. Akhir pekan: catat berapa lama waktu administrasimu dibanding cara lama. Kalau tidak lebih ringan, aplikasi itu belum cocok.

Data anggota dan UU Pelindungan Data Pribadi

Aplikasi membership menyimpan nama, email, nomor telepon, dan riwayat pembayaran anggota. Di Indonesia, pengelolaan data seperti ini diatur UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Beberapa ketentuan yang relevan bagi pengelola komunitas:

• Pasal 16 menetapkan prinsip pemrosesan, antara lain dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, transparan, dan sesuai tujuannya.
• Pasal 20 mewajibkan pengendali data punya dasar pemrosesan, di antaranya persetujuan yang sah secara eksplisit dari pemilik data, atau pemenuhan kewajiban perjanjian dengan pemilik data.
• Pasal 35 mewajibkan pengendali data melindungi dan memastikan keamanan data pribadi yang diprosesnya.
• Pasal 46 mewajibkan pemberitahuan tertulis paling lambat 3 x 24 jam kepada pemilik data dan lembaga terkait bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi.

Dalam praktik sehari-hari, ini berarti beberapa kebiasaan sederhana. Minta data seperlunya saja, misalnya tidak meminta foto KTP kalau tidak dibutuhkan. Batasi siapa saja admin yang bisa melihat data anggota. Jangan mengekspor daftar anggota ke spreadsheet yang dibagikan bebas. Saat memilih aplikasi, tanyakan bagaimana akses admin diatur dan apakah ada catatan siapa melakukan apa.

Ketentuan di atas adalah ringkasan, bukan nasihat hukum. Kalau komunitasmu mengelola data dalam jumlah besar atau data sensitif, baca teks lengkap undang-undangnya atau minta pendapat ahli hukum.

Kapan kamu perlu aplikasi membership

Tidak semua komunitas perlu aplikasi membership sejak hari pertama. Komunitas gratis dengan belasan anggota bisa berjalan baik di grup chat. Namun beberapa tanda berikut menunjukkan sudah waktunya pindah:

• Status bayar dicatat di spreadsheet yang sering tidak sinkron dengan siapa yang ada di grup.
• Anggota yang sudah membayar belum mendapat akses, atau anggota yang berhenti membayar masih bisa membaca semua materi.
• Materi tercecer di folder, tautan video, dan pesan yang disematkan.
• Pertanyaan penting tenggelam di antara obrolan harian. Pembahasan lengkapnya ada di artikel grup WhatsApp vs platform komunitas.
• Kamu mulai membuka kelas yang butuh urutan materi dan pemantauan progres, misalnya kelas berbasis kohort.
• Kamu ingin mulai memungut iuran dan butuh cara rapi untuk mencatat siapa yang aktif. Pertimbangan model bisnisnya ada di artikel cara monetisasi komunitas.

Kalau dua atau lebih tanda di atas sudah kamu alami, waktu yang dihabiskan untuk administrasi biasanya sudah lebih mahal daripada biaya aplikasinya.

Kesalahan saat memilih dan memakai

• Memilih berdasarkan jumlah fitur. Aplikasi dengan seratus fitur tidak berguna kalau anggotamu kesulitan menemukan tombol gabung. Uji dengan akun anggota, bukan hanya akun admin.
• Salah jenis. Memakai aplikasi poin toko untuk kelas berbayar, atau sebaliknya. Kembali ke tabel perbandingan jenis sebelum membayar.
• Hanya melihat harga paket. Hitung total biaya bulanan termasuk persentase transaksi pada jumlah anggota yang kamu targetkan.
• Memindahkan semuanya sekaligus tanpa pengumuman. Umumkan rencana pindah, beri tanggal, dan sambut anggota di tempat baru. Contoh pesannya ada di artikel contoh pesan sambutan komunitas.
• Mengira aplikasi akan menghidupkan komunitas sendiri. Aplikasi hanya wadah. Diskusi tetap butuh pemantik, kelas tetap butuh disusun, dan acara tetap butuh tuan rumah. Ide kegiatannya bisa diambil dari artikel ide acara komunitas online.

Kesimpulan

Aplikasi membership mengelola tiga hal: siapa anggotanya, apa status keanggotaannya, dan apa yang boleh diakses. Untuk toko, jenis yang cocok adalah aplikasi member atau loyalty dengan poin dan diskon. Untuk komunitas dan kelas berbayar, yang dibutuhkan adalah aplikasi yang menyatukan status bayar dengan ruang diskusi, kelas, acara, dan notifikasi.

Pilih berdasarkan alur anggota yang tercatat utuh, total biaya pada skala yang kamu targetkan, kemudahan bagi anggota, dan cara aplikasi menjaga data. Uji dengan akun anggota sebelum mengumumkan pindah.

TumbuhBareng dibuat untuk kebutuhan ini: diskusi dengan kategori, kelas dengan progres belajar, kalender acara, leaderboard, dan keanggotaan berbayar bulanan dalam Rupiah. Saat ini pembayaran anggota dikonfirmasi lewat WhatsApp, lalu admin menandai lunas dan akses langsung terbuka. Kamu bisa membuat komunitas gratis untuk mencobanya, atau melihat contoh komunitas yang sudah berjalan di halaman Jelajah.

Sumber

1. Wikipedia. Subscription business model. en.wikipedia.org
2. Wikipedia. Paywall. en.wikipedia.org
3. Wikipedia. Loyalty program. en.wikipedia.org
4. Wikipedia. Patreon. en.wikipedia.org
5. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. JDIH BPK. peraturan.bpk.go.id
6. TumbuhBareng. Harga. tumbuhbareng.com/harga